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圖解Ｅ世代文件管理通
作者：
野口靖夫
分類：
行銷企管
／
經營學•成功典範
叢書系列：E世代經營
出版社：
廣讀書城
出版日期：2001/3/1
ISBN：9574590100
書籍編號：bu0024768
頁數：208
定價：
200
元
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75
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150
元
書價若有異動，以出版社實際定價為準
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內容簡介
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文件管理大健診 文件夾、名片簿、會議紀錄、辦公文件大作戰， 三分鐘搞定一桌子的資料，不必哀聲嘆氣、不必翻箱倒櫃 「用心計較」的文件管理，使你活躍職場Ｅasy通！ 在資訊日益爆炸的今日，辦公文件的數量持續上升，而且種類也多了磁碟片、光碟、錄影帶及錄音帶等非文件類的性質，本書分別針對這些文件檔案具體講述了文件整理的各種方法，同時也依其存放的地點、種類和數量而會有不同方便拿取、管理的整理方式，使得到文件妥善保存，不致於遺失，並精簡文件控制文件容量，讓文件有一定的管理規制，以加速並提升工作效率。 序 不做，不會有損失 做了，就一定有所得 文件整理，資訊管理的意義就在於此。如果將重點放在「不會有損失」上，不願改變習慣的我們，也許也不會覺得有什麼關係。 但是，如果將重點放在「做」上面，也許會使你萌生想發揮自己潛能的欲望。 為了刺激這種欲望，本書在序曲和第一章裡，將透過文件管理，告訴你能夠發揮自己潛能的理由以及達到此一目的的基本技術。 在第二章裡，分別具體地詳述了辦公室文件的各種整理方法。即使你不採用這些獨特的處理方法，它也能對你產生一定的參考作用。 第三章為各位講述的是辦公室常用的文件存放用品。教你如何用刀具、尺、膠水製作卡片盒，不僅可以作為辦公室的個人用品，還可當作家庭用的資料整理箱。及如何靈活運用文件盒、便利貼來加速辦公效率。 第四章講述的主題是有關於企業、組織中，文件管理系統之體制的建立。文件管理的效率與否確實與存放用品的種類和數量有關，但成功管理文件的最大關鍵還是在於體制的建立。 另外，一些個人資訊的處理和一些富有創趣的點子，則集中在第五章做說明。在親自嘗試的過程中，你會發現你的創造性被激發出來，也許你也因此想出了一些在文件處理上的獨特方法。 在資訊日益爆炸的今日，辦公文件的數量持續上升，而且種類也多了磁碟片、光碟、錄影帶及錄音帶等非文件類的性質。相信在本書分別針對這些文件檔案具體講述了文件整理的各種方法，同時也依其存放的地點、種類和數量分析不同之方便拿取、管理的整理方式，可以充實各位在文件處理方面的知識，使得到文件妥善保存，不致於遺失，並精簡文件、控制文件容量，讓文件有一定的管理規制，以加速並提升工作效率，做個名副其實的E世代文件管理通。 野口靖夫 謹識 目錄
野口靖夫 西元1940年生於日本北海道。西元1963年畢業於北海道大學工學部精密工學科。畢業後進入佳能股份有限公司歷任事務機械設計、行銷專員、技術開發部副部長。目前為朝日文化中心、東海總研社、三井總研社等許多法人、智囊團及企業的講師和顧問。 主要著作有《文件的危機管理和災害對策》、《文件處理和書籍整理的方法》、《個人文件處理的方法》、《人際關係活用術》、《筆記本》、《文件處理實務》等。
序曲 為什麼要進行資料管理?∼資料管理傳動你的工作效能 為了滿足人類存儲的需要 ０１４ 可以藉此發現自我 ０１５ 為了創造思考的空間 ０１６ 為了使進步更穩定 ０１８ 為組織與個人的資料建立媒介 ０１９ 為了保護自我 ０２０ 為了迎接新世紀的「數位風」 ０２２ 為了讓工作者體會到「舒適性」 ０２３ 第１章 文件管理的基本原理∼使資訊更具價值的觸媒器 １儲存的「文件」是什麼？ ０３０ ２相信「分類是必要的」 ０３２ ３認識到「文件是環境的一部分」 ０３６ ４「負責人(部門)」的理想狀態 ０３８ ５文件處理是「標準化思考」的表現 ０４０ ６訊的公有和私有應該有所區隔 ０４１ ７分析資訊「產生→廢棄的過程」 ０４４ ８有必要將文件圖像化 ０４６ ９資訊一經加工其價值就會倍增 ０４８ １０透過文件處理培養資訊價值的判斷力 ０５０ 第２章 文件整理的技巧∼從名片到會議紀錄的各種整理法 １１先制定文件格式 ０５４ １２會議紀錄……在第一頁寫上目錄以備檢索 ０５８ １３報告書……先明確資訊的來源 ０６０ １４畫面……「辦公自動化=向高密度載體轉移」即將成為主流 ０６２ １５企業目錄……如果是共用，可以裝訂成冊 ０６４ １６剪報……因數量、使用目的、使用頻率而變換文件存儲的方法 ０６８ １７雜誌……選擇「有連續編號的原件保存」還是「主要報導的抽樣保存」０７ ２ １８照片……將「編連號的底片」和「密集顯像」一起保存 ０７４ １９名片……透過身邊的文件嘗試在分類、整理法上下工夫 ０７８ ２０錄音帶、錄影帶……編號並製作「與盒子相同形狀的檢索目錄」０８２ 第３章文件處理的七種工具∼熟練運用身邊的工具 ２１櫃子加文件夾式的「直式儲存法」 ０８８ ２２施行直式儲存法所須下的各種工夫 ０９０ ２３靈活運用「直式」和「橫式」儲存法 ０９４ ２４善用「活頁式文件」輕鬆檢索 ０９６ ２５「盒式文件處理法」可以有效利用空間 ０９８ ２６彩色貼紙使分類和檢索變得更容易 １００ ２７擺放待命文件的便利工具 １０４ ２８整理「使用率低物品」的方法 １０６ ２９學習製作標題和「書籤效果」 １１０ ３０製作收藏用具的方法 １１４ 第4章 辦公室文件處理系統的再構建∼基本體制的事先鋪排 ３１什麼是「再構建」? １２０ ３２資訊危機導致企業危機的時代 １２２ ３３資訊管理的推進需要怎樣的組織? １２４ ３４掌握了主動權就會成功 １２６ ３５捨棄不需要的東西就能成功嗎? １２８ ３６區別「公有資訊」和「私有資訊」的好辦法 １３０ ３７建立制度的第一步 １３４ ３８呼籲文件管理重要性和效果的方法 １３６ ３９何謂辦公自動化時代的「文件處理」? １４０ ４０檢討資訊的「抗災害性能」 １４４ 第5章 活用個人資訊的文件處理∼風格各異的整理術 ４１備忘錄……先決定大小和儲存法，使其成為微型資料庫 １５０ ４２通訊錄……使用活頁式通訊錄 １５４ ４３報紙、雜誌的剪報……準備一個盒子以備平時放置 １５８ ４４大型文件箱……能存放活頁文件的箱子，可以防止資料遺失 １６２ ４５袋裝文件……在正反兩面寫上標題 １６６ ４６出差文件……用透明文件簿整理資料，既能編排順序又能進行分類 １６８ ４７暫時固定術……不只是特殊的膠水，透明膠帶也可當作暫時固定的材料 １ ７０ ４８讀書架……能正對著看資料，眼睛就不會疲勞，還可提高效率 １７４ ４９企業目錄、資料……將其裝訂成冊，可以提高使用率 １７６ ５０文件用具的多種用途……除了一般性用途外，也可考慮將其運用於其他方面 １８０ 尾聲 資訊不只是存在於電腦中∼類比資訊支撐著商務人員 ５１了解類比資訊與數位資訊的不同之處 １８４ ５２什麼是「記錄管理」 １８６ ５３重新認識「文件規章」的重要性 １８８ ５４制定「辦公自動化時代的文件規章」 １９０ ５５制定並檢查「文件基準表」 １９２ ５６慎重考慮使用「電磁記錄載體」 １９４ 後記
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