企業網路商戰策略 - 行銷企管/電子商務

內容簡介
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<FONT COLOR="#AA0000">■ 內容簡介</FONT>

跨世紀網路商戰系列（5）－羅家德博士企劃 

網間網路，或稱企業內網路(Intranet)是一種能將全球資訊網(WWW)的多種優點帶入企業組織中，既經濟、方便、又安全的方法。全世界採用 Intranet 的一些公司都已証實，Intranet 可以幫助他們節省成本及顯著的增加生產力。

本書作者針對 13 家有名的企業所做的案例研究，分析在企業內架構 Intranet 的優缺點，成本花費及多項策略考量，最後再提出實際應用上所需配備的軟硬體及人員，讓  Intranet的理念可以付諸實現。

當此資訊爆炸的時代，不曾上網的人都將被視為跟不上時代潮流，更何況是處於激烈競爭之中的企業，毫無疑問的，誰能掌握最新資訊的流通，誰就能獲得最終的勝利，本書就是引導您邁向成功的墊腳石。

<FONT COLOR="#AA0000">■ 目錄</FONT>

第一章、何謂 Intranet？
第二章、企業組織為什麼需要 Intranet？
第三章、Intranet 將會如何改變企業組織？
第四章、如何使用 Intranet？
第五章、企業使用 Intranet 的現況
第六章、使企業接受 Intranet 的兩種方法
第七章、建構 Intranet
第八章、開發使用者
第九章、推廣 Intranet
第十章、整合眾人的熱忱與專長
第十一章、使 Intranet 普及化
第十二章、我們學到了什麼？未來的走向？

<FONT COLOR="#AA0000">■ 內文選錄－－</font>

企業組織為什麼需要 Intranet？
InfoWorld 所提出的 Corporate Intranets in the Enterprise 研究報告中指出，該公司的 310,000 位訂閱戶中，有 54% 的企業已經建立或是在一年內有建構 Intranet 的打算。這個比例可說是非常高，因為在一年前，幾乎大部分的公司都還不知道什麼是 Intranet。

是什麼樣的力量驅使 Intranet 如此迅速地發展？Intranet 如此受歡迎應歸因於現代企業各種不同的需求組合，而 Intranet 的功能恰好可以完全符合企業的需求。我們先來看看現代企業有哪些需求，然後我們再分析 Intranet 的整體優缺點。

今日企業組織的需求
企業競爭越來越激烈，為了能夠生存，必須適時的隨潮流改變。而這種改變又較過去任何時候都來得快速，成為企業每天必須面對的挑戰。整體來說，共有五項重要的影響因素驅使企業變革的步調越來越快速：

客戶愈來愈講求辦事效率。
客戶想以更便宜的價格獲得產品。
客戶想要品質更好的產品及售後服務。
企業走向全球化。
所有的經營守則已發生變化。

客戶愈來愈講求辦事效率
客戶想要每件事都能更快速的被完成。為了符合客戶的需求，公司必須進行再造工程 (reengineering) 並提高處理流程的效率，這些公司因而得以更快速的運作。企業的競爭者獲知後大為緊張，為了保持競爭力或更上一層樓，他們也必須更快速且有效率的處理每一件事。客戶開始要求立即性產品服務以及隔夜送達的貨運服務。Internet 將貨運的服務效率推向另一個高峰，以軟體產品來說，它就可以做到立即性的服務。

產品的研發、製造、運送越來越快，而產品的壽命卻越來越短。競爭者的產品快速上市，使得您的產品過時，競爭者便取得市場控制權。速度對市場的競爭而言是最主要的優勢。一項產品搶在所有企業之前推出，即使只領先數個禮拜，也將獲得市場的操控權並獲得最佳的利益；這是因為生產產品所累積的經驗可以改進生產的步驟。每個生產成品數量的累增會降低每單位的成本，換句話說，假若您是市場中拔得頭籌的人，您的成本會比競爭者下降得更快，因為您已經比別家廠商累積更多生產產品的經驗。而當產品成本降低時，您就可以削減銷售價格，讓對手無法用同樣的成本和您競爭。之後呢？最好的方法就是在自己的企業產品過時前，立即推出更新的產品，別讓競爭者跟上您的腳步，如此您將一直獨占鼇頭。微軟公司（Microsoft）即是採用此策略的最好範例。

為了更快速的生產產品，公司開始引入如同時發展（concurrent development）以及分擔發展（shared development）的技術。「同時發展」使得位於不同地區的人能夠藉由一些電腦輔助設計及合作工具的協助，同時地進行某項產品的生產作業。「分擔發展」則是輪流的進行某項產品的生產作業，以下的軟體發展作業即是使用「分擔發展」的一個例子。假設某軟體公司的各個研究部門分別位於美國、歐洲及印度，某一個部門下班後，他們會把當日的工作上傳到 Intranet上，讓下一個接手的部門能夠繼續進行未完成的工作。Intranet 提供了許多工具可以讓您進行「同時發展」及「分擔發展」的工作。

講求辦事效率並不單只應用在產品的生產方面，對於以服務為主的企業同樣也適用。顧客對速度的需求使得這些企業必須進行再造工程以提高服務的效率。今日的顧客期待能有更快速的服務，而能夠快速服務顧客的企業將可取得競爭優勢。想想聯邦快遞公司（Federal Express）的例子，它以快速服務顧客為訴求，結果不僅使企業快速成長，更成為獲利的大企業。我們也應該感謝聯邦快遞公司，它使我們訂購的產品能在明天收到，而不是下個禮拜。

這些進行再造工程的公司發現有個方法可使得作業更迅速，那就是讓顧客為自己服務。這就是 Intranet 有效率的地方。許多企業組織的資訊科技小組已藉由 Intranet 來達到這樣的目的。他們讓內部顧客針對自己的需求，在Intranet上設置及維護所需要的資訊。

另一個範例是 AT&T 在網際網路上施行的，AT&T 目前允許顧客到他們的帳單系統，在未來甚至計畫讓顧客可以連上他們的 Intranet，以設定他們擁有的 800 免費服務電話。

客戶想以更便宜的價格獲得產品
客戶除了講求辦事效率外，也希望買到的東西更便宜，這讓生產廠商增加不少壓力，他們必須儘可能削減成本以降低售價。

企業再造工程將可使競爭者的產品成本下降，因為他們已經將一些不需要的處理步驟捨去；也可以讓企業組織更精簡，以節省人事成本。因此，競爭者可以用較便宜的價格銷售產品與服務。

Intranet 的出現讓員工們可以以一當百，效率更為增加，和所節省的人力相較之下，Intranet 並不昂貴。這也是為什麼 Intranet 如此受歡迎的原因。

藉著改善生產力並縮減產品發展時間，Intranet 亦能幫您降低成本。員工作業將更快速並能完成更多的工作，因為他們可以快速獲得所需的資訊；Intranet 可以大幅度地改善有經驗工作者的生產力；Intranet 在降低通訊成本的同時，卻能讓內部的通訊更加方便；使用 Intranet 取代傳統以書面保存資料的型式，可大量減少列印及印刷的成本；成本降低後，客戶將可獲得更便宜的產品。

客戶想要品質更好的產品及售後服務
除了講求辦事效率、便宜的價格外，客戶還需要更好的產品品質。由於客戶對產品與服務品質的高度要求，有個「品質第一」運動在產業界正如火如荼的展開。假若您的企業無法提供品質提昇的保證，客戶將轉向能夠提供高品質產品的公司，客戶是不會和您妥協的。為了迎接這樣的挑戰，公司企業開始改善作業程序並將品質管理與客戶回應合併處理。藉由讓每個人都可獲得與品質有關的統計資料，Intranet 可扮演品質管理流程中的回應機制。當公司接到客戶的反應時，可立刻將它放入 Intranet 中讓其他人員也能了解客戶的看法。

AT&T 利用 Intranet 提供客戶更高品質的服務。當一位客戶撥專線進入系統後，公司的客戶服務代表就會利用知識管理系統 (Knowledge Management System) 幫助客戶快速且有效率地解決問題。

企業走向全球化
產品競爭的戰場過去是在街上，而現在的戰場則延伸至世界的另一邊，客戶也可能位於世界的任一角落。科技讓夢想成真，Internet 及 Intranet 讓遠在世界另一端或近在咫尺的客戶都可直接和您溝通。

所有的經營守則已發生變化
過去，您的員工可能只侷限於在辦公室內工作；現在，他們可以利用電信通訊在家裡上班，或在世界各地辦公。他們甚至可能不是您的僱員，您可能從未見過他們，而他們卻是您虛擬公司 (virtual cooperation) 的一份子。

藉由科技，您可以培養客戶與供應商成為您的親密夥伴，甚至連競爭敵手都可以互相成為搭檔。

行銷也逐漸發生變化。今日，行銷著重於特定的目標，由廣告指出您目標產品的定位。越來越多的企業利用個人信件和目標市場聯繫。這就是 Don Peppers 和 Martha Rogers 在 The One to One Future － Building Relationships One Customer at a Time 一書中提到的：「1 對 1 的未來特性將會是顧客導向生產、個別交談媒介、和 1對1 的行銷，這完全改變了企業競爭及成長的守則。大部份企業競爭的目標將會是客戶分配－一次只有一個客戶，而不再是市場分配。」

Intranet 如何能達到這些需求？
這五個驅使改變因素的共通點在於需要使用科技技術讓組織內部、企業夥伴或是銷售市場之間能夠更快速地通訊聯絡。Intranet 能夠幫助您達到這些需求的方法包括：

提供更有效率的運作以節省時間與金錢。
迅速地存取最新資訊。
改善溝通。
達成更佳的協調。
共享專業技術知識。
激發人們的創造力及革新力。

大部份與我們談過的公司都認為使用 Intranet 的利益大於風險。德州儀器的高層資訊科技管理者 Gene Phifer 說，Intranet 的廣泛使用已促成德州儀器對公司內資訊如何共享的再次評估。EDS 的總裁 Todd Carlson 也說，公司內部的 Intranet 使得他們成為能和別人競爭的企業。 Intranet 讓他們完成「五個任何（Any5）」 的野心。「五個任何（Any5）」即是指 EDS 將提供不受限制、遍及四處的通訊，使得「任何的資訊」都能以「任何的型式」適當地在「任何時間」傳遞給「任何人」或「任何地點」。

在看過優點與缺點後，您甚至不需要評估儘管放手去做。要不然，您的競爭敵手會使用它來對付您。您能眼睜睜的看著他們逐漸成長而仍無動於衷嗎？

Intranet 的優點
現在讓我們看看 Intranet 的優點。Web 在企業組織中可說是非常普遍了，原因無他，因為它設定簡單又容易使用，只需要用滑鼠點選即可得到豐富的資訊，如圖形、聲音甚至影象。每個使用者都可以讀取，不需要在意自己使用的電腦是何種型式。對於增加存取舊有的資料或應用程式，相對而言非常容易而且花費不多。新的程式工具使您能夠在所發展應用程式中，增加更豐富、更不可置信的應用內容。雖然有其它工具可以將某件 Web 能處理的工作做得更好，但卻沒有一個工具能像 Web 一樣可以面面俱到的支援各種功能。您可以增加 Web 工具，讓您在 Intranet 中收發電子郵件並和同事一起討論。更好的是，建構 Intranet 所需的花費不會讓您聞之色變。企業構建內部網路以及 Intranet 急速增加的理由顯而易見。

讓我們更詳細地來看這些優點。由於優點太多，我們將它分做兩個部分。第一個部分稱作有形的利益，通常能夠直接評估或衡量。第二個部分則是無形的利益，他們通常難於衡量但仍有明確的影響。事實上，無形利益產生的影響可能比有形利益大，因為它們激勵了企業的成長。

Intranet 有形的利益
有形的利益大多能直接衡量。例如，能夠讓您節省一定程度的時間與金錢。
實行容易且快速：Intranet 的實行相當容易同時設定亦很快速。您可以藉由一個簡單的領航員程式（詳細內容請參考第七章）學習相關的技術並培養需要使用的技能。有許多我們曾談論過的公司幾乎都是這樣開始的。在很短的時間裡，他們的 Intranet 快速成長為規模完整的資訊系統，並成為企業營運的重要角色。設定容易是 Intranet 能在這些公司中成長迅速的因素之一。

價格便宜：前面曾經提過，Intranet 是一個不昂貴且值得投資的主從架構環境，任何設定及執行都非常便宜。Web 伺服器和其他需要用到的伺服器相對來說都不昂貴，您可以用一台多餘的電腦從 Internet 上下載免費伺服器軟體。很多 Internet 免費的軟體其品質、穩定性甚至超過一般的商業軟體。因為很多人都會從網路上下載免費的軟體，在使用後所發現的軟體錯誤很快就會在網路上反應出來與修正。除了設定、安裝一個伺服器很便宜之外，管理維護的費用也不昂貴。

典型的瀏覽器在使用時每人不超過四十美金，甚至有些是免費的。有些公司發現像 Netscape 這樣的瀏覽器非常好用，因此，他們開始將公司內整個主要系統換掉。

公佈和發展。只要幾個小時的 HTML 訓練，您就能夠將任何內容的資料放在 Web 上。很多 HTML 設計者及網路發展者都是利用 Web 上免費的資料自我學習。再也沒有比這種發展訓練更便宜的方式了。

使用容易：有什麼比用滑鼠點選來得容易？超文件連結使得 Intranet 非常容易使用，使用者很快就能得心應手。瀏覽器提供各種不同應用程式一致的使用者介面，甚至使用舊有的應用程式及資料庫都不會有問題。除此之外，您可以利用搜尋引擎輕鬆地找到所有資料，更新資料庫。點選式的介面，加上方便的巡覽，提高了使用的便利性。使用者發現 Web 應用程式較彈性化，藉由資料的巡覽使用者不需知道預設的路徑。

內部網路的使用將訓練的程序減到最少。短短幾分鐘內使用者便能憑直覺操作。因此，基礎級的訓練便不再必要，提供的支援也可減至最小。另外，在使用者電腦上設定安裝的部份通常是最困難的地方。不過，既然使用者將瀏覽器當做是與內部及外部應用程式連結的工具，您就可以視情況來評量他們學到的技能，以決定哪些需要設定安裝。這些都可將訓練和支援的程度減至最小，不僅節省企業組織的金錢也節省了時間。

節省時間：既然 Intranet 提供快速的存取資訊，所以可節省大量的時間。今天，大部份企業的作業步調越來越快，沒人有時間可以浪費。因此，彈指間獲取資訊要比從檔案或是電話詢問省時。而且存取的都是最新的資訊，人們也就不需擔心費時拿到的資料已經過時。除此之外，您可以在任何地方辦公，節省的大量交通時間讓您可以做更多的事，這樣對整個企業越加有利。

提昇操作效率：Intranet 看來是一個能減輕資訊科技管理者過度壓力的工具。主從架構系統的維護在資訊科技上是十分沈重的負荷，Intranet 不但減輕資訊科技小組的負擔，更可免除某些不必要的浪費。使用者可以自己設定伺服器或維護公佈內容。資訊科技小組不再需要建立 GUI 視窗，因為它已經建在瀏覽器上。當有新的應用程式啟動時，他們也不需要再對每部用戶端 PC 逐一設定。在使用 Intranet 電子郵件後，您不再需要從事電子郵件管理者的工作，所以，最後的結論是，您只需要少數一些人便可維持 Intranet。

除了能減少人力資源的使用，Intranet 亦能有效減少操作資源。例如，當您寄一封電子郵件時，系統通常會自動將每封信複製一份寄至其他的地址。而在 Web 上，只有一份單獨複製的信件存在，卻又能供所有人讀取。在新聞討論群上，大家只需要對同樣一封信件進行討論，即可達到溝通的目的。

有些專業的群組軟體如 Notes，需要將資料庫複製到企業的各個角落，並隨時注意資料庫的複製與同步。反觀內部網路，您只需要維護一個單一的資料庫，沒有複製與同步的問題。Intranet 最棒的部份是以同樣的成本卻能做得更多，更有效率。
節省成本：大部份公司建構 Intranet 的第一個理由都是為了省錢。利用 Intranet 後，您不再需要以紙張來列印傳達相關資訊。從前您需要昂貴的成本來準備、列印並郵寄紙上文件。但現在，隨著企業經營的腳步越來越快，您印出來的書面資料墨水還沒乾時，資料已經過時了。這意味著您必須不停地更新書面資料，否則您擁有的將是一堆過期的資訊。如果您沒有立即更新處理，人們就要花費額外時間查詢他們擁有的資料是否正確無誤。

利用內部 Web 伺服器，非常容易隨時擁有最新的資訊。人們從內部網路獲得的資料肯定最新而且絕對正確無誤。這將提高生產力，長期而言更可節省大量開支。

您也能藉著使用 Intranet 的電子郵件系統取代以往的傳真或是備忘錄，並可以利用它和供應商及客戶聯繫。甚至，用 Intranet 及 Internet 達到和企業夥伴電子資料交換（EDI）的目的。這比用專業的加值網路（VAN）來做 EDI 更省錢。這些運用雖然還只是在萌芽的階段，但可以預見的是未來幾年它將更加成長茁壯。

另一個使用 Intranet 達到節省成本的地方是用來存取的工具。很多的主從應用程式建立時，您必須為每個應用程式設計一系列的圖形介面(GUI)，並且讓它們能夠適用在每一個操作系統平台上。然後您必須在桌面上為每個新的應用程式建立啟動管道。但如果您使用 Intranet，只需要將瀏覽器放入用戶端/伺服器的電腦內。利用瀏覽器，GUI 就已經內建，接著您只要將新的應用程式放入伺服器中，安裝的手續就算完成。假如使用者需要新的附加程式，您只要在您的伺服器放上一個相關圖示，點選這個圖示將會自動下載附加程式並在電腦上安裝適合的版本。這些過程使用的成本遠小於利用用戶端/伺服器應用程式建立的成本。

現在，您將從訓練及支援過程中省下更多時間。Intranet 工具很容易使用，您不需要花太多時間提供訓練；再者，需要的支援會減少。甚至，工具發展者與網頁設計者只需接受很少訓練即會作業。而從訓練及支援過程省下的成本會比從便宜的工具省下的成本還多。總歸一句話，內部網路是能夠及時傳遞最新訓練課程的最佳途徑。

以開放性標準為基礎：Intranet 最基本的優點在於使用開放性的標準，如：TCP/IP、HTTP、HTML、CGI、MIME等當做建立的基礎。以今日的角度來看，開放性比私有還來得好，因為它給您更大的彈性。

不同的作業平台可以連接並溝通：就我長久的經驗而言，Intranet 是第一個能將所有平台，如：個人電腦、麥金塔或其他工作站等，真正聯結起來的技術。任何型式的電腦都可以存取和展示同一個檔案而不必透過轉換的程序，更不用考慮建立它的電腦是什麼型式。對於為跨平台的問題困擾多年的企業組織而言，這可真是個好消息。這項令人驚訝的技術很便宜，它可以做到的工作早已超過資訊科技部門的期望。

Web 瀏覽器可以適用於所有主要的平台，在伺服器上的應用程式不需要在意使用者使用那種環境。發展者不需要發展不同平台、不同版本的應用程式，他們可以更快速地發展並推出應用程式。使用者只用一個單獨的使用介面，如此一來，對使用者而言應用程式看起來都一樣。

使用者能控制資料的獲取：這是 Intranet 主要的優點。使用者想要掌控自己的命運，而現在的確可以辦到。再者，您可以免掉為他們處理資料的工作，把焦點放在為企業組織貢獻。

集中式的資訊科技現在已由各個 PC 取代，但是卻衍生出一個資訊孤立的問題。行銷部門伺服器上的行銷資訊可供行銷部門使用，但是，卻不能供公司其他部門使用。而現在，行銷部門能控制部門擁有的 Web 伺服器，如果該部門想與其他部門共享資料，即可藉由 Intranet 輕易辦到。

假如您安裝了公用伺服器，想和其他人共享的資訊都可以存放至這台伺服器中，直到他們建立一個自己的伺服器。當然，您可以設定安全措施讓各個獨立部門能夠建立、更新或是清除該部門位於伺服器上的資料。假如您建立一套伺服器及網頁設計工具，讓各部門更易於使用及負責，這就等於更充分的授權給每個部門。

在 JCPenney，當我們談到使用者可以維護他們擁有的資訊時，有一些部門害怕必須雇用程式設計師或是訓練一些人用HTML設計程式。其實，學習 HTML 語法有很多較容易的方式，並不需要像學習程式語言一樣。學習 HTML 甚至比學習那些複雜的文書處理器、試算表軟體還更容易。

當您正將目前的文件轉換成 HTML 格式時，有很多轉換的工具可以使用。大部份的轉換工具很多都是專為非程式設計者設計的，但是它們都有一些文件限定的套用格式。這些套用格式如果給大部分都是使用者的部門使用，我想還是一個很大的問題。我希望未來的工具能將格式的限制放寬，如此所有的部門都可以將他們現有的電子文件用在其他部門。也許在您讀這本書時，這個轉換工具的缺點已經解決了。

安全：很多人特別關心連上 Internet 的安全性。Intranet 的優點在於您不是簡單地和 Internet 直接連線，而是隔著防火牆及代理伺服器連上 Internet。因此，Intranet 的安全性不但能符合您的期待，也可以讓使用者連上 Internet。這點讓資訊科技管理者和其他高階主管高枕無憂。

幸運地，您還能分別以不同層級強化 Intranet 的安全性。對於只供給某一階層官員的極機密資訊，您可以限制資料只能由哪些人讀取。對於部門的資訊，如薪水或人力資源等，您也能限制只有某個部門或是某個使用者才能存取。當然，您也能設定安全措施讓供應商或客戶經由 Internet 進入您的 Intranet。

更佳的擴充性：Intranet 應用程式很容易擴充規模，就如同 Internet 的應用程式一樣。這可解決在主從架構下想要增加規模時卻遇到限制的問題。一般使用主從架構應用軟體的公司，當他們的使用者容量飽和而想要擴大規模時，往往會遇到容量限制的問題，以致無法擴增使用者。這個問題不會發生在 Intranet 上，因為它是使用與 Internet 相同的技術。

使用更有彈性：內部網路為人稱頌的地方就是有彈性。因為您直接在伺服器上發展您的應用程式，而不是在各台電腦的桌面上，所以您可以隨時建立、修訂。當您還在修改應用程式時，可以傳送給整個公司的人使用，並立即取得回應再進行修改。這讓資訊科技可以迅速地發展、設計應用程式以符合企業的動態需求。只要您和您的使用者在程式發展期間對完美的要求稍作讓步，便能同時學習以及得到收穫。這就是我們藉由快速應用程式發展和範型想達成的目標。現在，有了內部網路將更易於同時創造與獲得成果。

提供豐富的多媒體資訊：多媒體近年來已不知不覺地深入企業。以前，大部份使用者都沒有執行快速的電腦、顯示卡、喇叭、音效卡及 CD-ROM 等播放多媒體的配備。當一些企業將他們的電腦升級後，多媒體成為電腦標準配備。即使如此，多媒體在桌上型及膝上型電腦上仍不普及。

不過多媒體仍有應用程式散佈的問題。我們隨時都可以將最新的資訊壓製成 CD-ROM ，但我們還需將它重新散佈出去，傳佈的成本可能比再壓製 CD 的成本還高。而當使用者大費周章終於能夠使用應用程式時，卻又要面對資料是否已經過時的困擾。

而對內部網路而言，多媒體存放在伺服器上，只有在需要時才會散佈。您可以確定伺服器上的資料永遠是最新的，您只需更改放在伺服器上的多媒體資料，而不需擔心散佈資料的問題。但您仍需要速度較快的電腦、顯示卡、音效卡及喇叭等播放配備，現在這些設備已經越來越普遍了。經由內部網路省力地傳送最新多媒體資訊將促使這個特色更為普遍。關於多媒體最關鍵的問題在於需要更寬的頻寬。如果多媒體提供的價值很高，那麼這將不再是個問題。 

我們已經討論過內部網路運用多媒體的便利性，但更具價值的部份是運用在通訊及教學工具上。大約有百分之三十五的人是視覺學習者，他們藉由觀看而學習；百分之二十五的人是聽覺學習者，藉由聽音達到學習的目的；百分之四十的人則是動態學習者，以實作來學習。多媒體可以有效率的符合各種學習者的學習需要。使用多媒體，您可以看到運作方式、聽到有關的描述、或是實際操作。這符合所有學習型式的使用者，而這種多重知覺的學習方式，除了能減少學習的時間，也比傳統學習方法還要容易記憶。為了將每一件事做得又快又好的需要，這確實能達到要求。當然，使用 Web ，它的花費比以前還少。

除了將多媒體做教學之用外，它也是個極佳的通訊工具。例如，有些公司在內部網路上傳送影像和聲音達到和高層經理互相溝通訊息的目的。當訊息經過不同的管理階層時，每個人會得到的訊息都一樣，不必擔心會遭篡改。如果每個人都能確實了解訊息的內容，也一致遵循高層管理者希望的方向進行作業，組織的效能將會大大的增加。

善加利用硬體和應用軟體的投資：既然 Web 和現有存在的系統不太相同，您應該仔細衡量硬體與軟體的投資，您不需要棄置或取代現有的系統。除此之外，使用 Web 為基礎的應用軟體可以讓您更容易的存取現有的資料庫，以及使用舊的相關應用軟體，因為它的使用者界面設計更具親和力、更易於使用。

Intranet 無形的利益
企業組織通常能衡量有形的利益，如計算已節省的時間或金錢等，但計算無形利益就比較不容易做到。然而，無形的利益可能比有形的利益更有價值。這是因為在增加企業競爭力時，很難用金錢來表示的。例如，如果您擁有博學、可靠的員工，他們將比其他人更有生產力和決策力，並且能提供顧客更好的服務，這些豈能用實質的東西衡量呢？

提供更好的通訊管道：一些公司明確地將 Intranet 的使用定位在改善內部通訊上面，然而有些公司則認為改善通訊不過是 Intranet 的一個副產品。Intranet 以有效成本及有效率的方法改善內部通訊。在大部份的企業推動節省成本時，內部通訊通常不是能夠削減的部份。事實上，在今天的企業中反而更需要增加通訊的使用。

資訊是很有價值的，當協助決策的資訊不適用時，便會發生某些潛藏的危機。在步調快速的世界裡，缺乏所需的資料會使您錯失良機。Intranet 能在同一時間內提供全世界所有員工所需的重要資料。

可以存取正確的資訊：大部份我們談論過的公司建立 Intranet 的理由是希望能更快速、更正確地存取資訊。Intranet 可讓您無論何時、何地都能更快速及更容易的存取資料。您甚至不需為了存取資料而知道資料位在那裡。您可以存取由隔壁辦公室同事建立的資料，也可以存取在世界其他地方同事所建立的資料。

在有 Intranet 之前，大量的資料都是保存在各部門的伺服器上，在部門之外則無法使用這些資料。假如想要使用它們，您必須知道伺服器在那裡，或是如何存取它們。

Intranet 提供更多更新的資訊供人讀取，尤其當員工能夠自己更新資料時。過去，您很難知道您擁有的是否為最新資料。現在，您只需要透過滑鼠的點選便可以輕易的在內部網路上獲得最新資訊，不必浪費時間在相關的檔案或手冊資料間尋找這些資料。能夠輕易讀取所需資訊意味著您將會有更有知識、更可靠的員工。而我們終於有機會能夠以過去期望的方式使用現今的電腦配備。

獲得並共享知識與專業技術：Intranet 提供方法和儲存空間以獲得並儲存資訊，讓任何人想要這筆資料時都能得到它，這能經由內部網路間不同部門的公佈或從新聞討論群中討論獲得的知識得到。它是典型的一對多通訊型式。您能獲得專有技術的知識、學習課程、或是關於重要科技及程序的資訊。這些節省了專門技術的再發明過程，藉由共享，您不必再一次發展相同的技術。它將是使工作群組和專案團隊具有更好的通訊溝通及合作能力的基礎。前面我們所談的各公司中，有很多即是利用新聞討論群提供各個同好團體針對一個特定話題進行即席討論，也提供一個可以讓整個公司的員工有瞭解公司目前狀態及專案資訊的管道。

提供更好的協力合作方法：另一個 Intranet 的利益在於提供工作團隊有更密切的合作與協調。藉由Intranet 的使用除了可以共享知識及專有技術外，亦能用來支援工作群組的討論會議。

激發創造力及革新力：Intranet 使創造的程序更加輕鬆。使用新聞討論群或是談天工具進行群體的腦力激盪是最好的例子。例如，生產部門的工程師碰到無法處理的問題時，就可將問題張貼在工程的新聞討論區尋求解決的方式，收集了許多人的建議和問題後，工程師便能迅速解決問題，並保持工作進度不致落後。另一個例子，同樣的工程師檢視公司為客戶維護的新聞討論群組，藉由這種互動，工程師可以對發展中產品的特色產生新的構想。

讓供應商及客戶進入而提供新的企業合夥關係：Intranet 讓您有機會與您的供應商和客戶建立寶貴的合夥關係，例如，您可以讓他們直接存取您的資料庫，聯邦快遞公司就是經由 Internet 開放內部包裹追蹤應用程式供客戶存取。

稍早我們曾提到，總有一天貿易夥伴間的電子交易大部份都將在 Internet 上進行，或是由客戶直接將資料傳入您公司的 Intranet 中。

提供新的企業機會：有些公司，如 SGI 和 Booz Allen早已了解到 Intranet的好處之一是它可以提供新的商機。因為有了 Intranet，將會衍生出什麼樣的商機？您能提供哪些新產品及服務？目前的產品及服務適用於 Intranet 嗎？其他的組織能夠從中獲益嗎？潛在的新商機有什麼樣的價值？