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智慧化email-個人行動策略與辦公室整合管理
作者：
強納森‧韋廉(Jonathan Whelan)；
譯者：
卜慶玲
分類：
行銷企管
／
企管•資訊科技
叢書系列：商業趨勢系列
出版社：
台灣培生
出版日期：2002/5/31
ISBN：9867910338
書籍編號：kk0039891
頁數：304
定價：
260
元
優惠價：
82
折
213
元
書價若有異動，以出版社實際定價為準
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內容簡介
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<b><font color="#aa0000">內容簡介</font></b> 比爾‧蓋茲曾經談到，知識工作者和組織都必須堅持組織中的傳播流程都應經由電子郵件，如此一來，組織及成員才能快速地處理全新挑戰。 這項劃時代的工具為企業帶來了許多優勢： -為企業帶來了新面向，不只是傳播的方式，更是經營企業的方式。 -可以增進工作效率、降低成本、提高生產力及獲利。 -有效利用電子郵件並不表示一定得擁有最新硬體及軟體設備，你可以運用普通常識來利用其優勢而降低危險性。然而，電子郵件的日漸普及，卻帶來必須進一步討論的議題。 本書全面性地透視了電子郵件的優劣，進而對如何有效使用電子郵件提出了最務實的建議。概論：討論科技於企業傳播中的現況，以及電子郵件的角色。 管理方式：探討電子郵件的儲存、搜尋、檢索和過濾訊息的功能。 安全性：指出主要的安全危機及建議方案。 法律：注意電子郵件在法律上的現況和使用者必須面對的法律議題。 電子郵件政策：提供建立電子郵件政策的指導原則。 除了扮演讓訊息快速流動的推手，對電子郵件的重新定位，才能使企業主或電子郵件使用者獲得最大效益。 <b><font color="#aa0000">序</font></b> 身為全球軟體領導公司，微軟公司不斷地提供符合客戶需求的創新產品。有許多不同方法可以達成上述目的，但其中最核心的部分在於和客戶、員工以及工作夥伴間能有效的溝通。良好溝通是事業和個人生活中成功的中心。 個人電腦在商業世界的溝通上一直扮演著重要的角色，而且在家中及學校的重要性也持續增加。只有短短幾年的時間，電子郵件從少數科技菁英中負責文字傳遞的單一功能，轉變成全世界幾百萬人每日使用的必要工具。網際網路對電子郵件的普及有相當貢獻，但這並非是電子郵件以難以置信的速度成長的唯一理由。 各地的企業逐漸瞭解到，電子郵件能增加效率、加速資訊流、扁平化階層式結構、鼓勵合作以及能對在未參與會議的情況下做出更及時的回應。電子郵件也可以成為內部及外部的重要反饋迴路（feedback loop）。 在作者的另一本著作《與思路同步的企業》（Business at the speed of thought）中，比爾‧蓋茲（Bill Gates）曾經談到，知識工作者和組織都必須堅持組織中傳播流程必須經由電子郵件，如此一來，才可以在如反彈速度下快速地處理新的事物。 當然，電子郵件並無法取代面對面的互動，面對面的互動永遠會扮演著必要的角色。但隨著科技進步，大家對隨時、隨地皆能使用任何設備進行溝通的期待也愈來愈高。 在微軟公司，我們每天透過系統處理超過四百萬的內部和外部電子郵件訊息。實在很難想像缺少電子郵件的日子會是如何，而且我知道，對許多其他企業、組織和個人也是如此。 但隨著電子郵件使用量的增加，資訊超載也成了問題。為了處理這個問題，微軟公司最近公佈了以Office2000為基礎的客製化（customized）的知識管理解決方案「數位儀表板」（digital dashboard）的概念（說明：商品若未出現，則只能稱為“概念”）。它的目標是從桌上電腦上單一且可客製化的觀點－來克服資訊超載的問題，它提供以單一路徑分析與整合的工具來整合個人、小組、公司及外部資訊。此整合的解決方案將協助使用者快速地處理與工作有關的必要資訊，並能專注於相關細節或採取行動。 我之所以很高興為此書寫序的原因在於，考量到電子郵件形式轉換對社會的影響，閱讀本書將可瞭解如何讓電子郵件為你的事業服務。強納生‧韋廉以深入瞭解電子郵件的定位與價值的方式寫下本書。本書具有綜合性資訊的邏輯結構、實用的例子、檢核表與一些生活上的實例研究，以加強本書中的主要論點。 《智慧化e-mail》對電子郵件在企業環境中的優勢與弱勢提供關連性的概論，並提供實際的建議，我相信不論是新創或既存的企業電子郵件使用者都能找到其無價之處。 史蒂夫‧保曼(Steve Ballmer) 微軟集團 總裁及執行長 2000年1月 推薦序 電子郵件功能的重新定位／鐘明通 電子郵件所引發的問題和法律爭議不在少數，例如大量散發的廣告郵件，伴隨電子郵件散布的電腦病毒，因為大量轉寄電子郵件所引發的著作權爭議，經由電子郵件洩漏機密文件，利用電子郵件散發色情、謠言、惡意攻擊或誹謗性言論，以及因為攔截、過濾或無故偷窺電子郵件所引發的隱私權爭議等等。 這些問題雖然都和電子郵件本身技術上的特性有關，例如易於使用、可以快速複製、散發等等，但技術是由人使用，所以更重要的原因可能和一般人看待電子郵件的態度有關。 只要和一般人對傳統信件的處理態度相比較，就可以明顯地看出其中的差異。 一般人如果收到一封信，大部分情況下應該都不會將信件交給其他人閱讀，更不用說把信件轉寄出去。但是如果收到的是一封電子郵件，很可能在幾分鐘之內就會轉寄給所有出現在通訊錄上的人，也就是因為這樣，所以轉寄電子郵件幾乎已經成為網路上最普遍的現象。 傳統信件之所以不會被轉寄，除了因為轉寄費時又費力以外，更最重要的原因可能是因為信件內容涉及私生活或重要的商業往來，通常只有在這些場合我們才會使用書信；相對地，電子郵件之所以被轉寄，通常是因為郵件內容不具有敏感性，由此可以判斷，電子郵件通常應該是使用於較不正式、不具敏感性的內容。 這種傾向或許和網路的發展歷程有關。 除了普及的速度以外，網際網路在發展歷程上和其他科技發展最大的差異之一，就是網際網路起源於非商業性的應用，商業應用是在網路已經發展到足以吸引許多使用者之後才開始出現，這種發展歷程對網路文化的形成有相當的影響，電子郵件也不例外。電子郵件早期只是網路族之間傳遞或交換訊息的工具，在這種非商業性的環境中，很自然地，網路族傾向於將電子郵件定位為私人間非正式的溝通工具。但是在網路商業化、尤其電子郵件逐漸被整合成為企業工作流程的一部分之後，早期看待電子郵件的輕鬆態度，很可能在企業內外產生嚴重的衝突。 例如，電子郵件早就已經不只是網路族之間傳遞或交換訊息的非正式溝通工具，電子郵件的內容也已經不再只是網路笑話或網路文學，從客戶服務、商業往來、重要交易、到機密資料，都可能經由電子郵件在企業網路、甚至開放性的網際網路上傳輸，電子郵件已經成為企業工作流程的一部分，重要性甚至可能已經不亞於書面文件往來。 在這種情況下，我們看待電子郵件的態度，當然也必須跟著調整。 直覺上，一般人或許會認為電子郵件和一般書信往來仍然有所區別，但是就法律性質來說，在很多情況下，電子郵件和一般書面文件其實已經沒有本質上的差異。例如，電子郵件和所附的電腦檔案在我國刑法上已經相當於一般文書，冒用他人名義寄發電子郵件或竄改他人電子郵件都可能構成偽造文書罪。在民事法領域，尤其是一般交易中，經由電子郵件所承諾的事項，就法律效力來看，原則上和一般經由書面或口頭所承諾的效力相當。在訴訟法上，電子郵件也可以當作證據。除此之外，和一般人的印象所不同的是，要追查一般人寄發電子郵件時所使用的ＩＰ位址，其實並不困難。 如果將這些因素考慮進去，使用者或許會對電子郵件的屬性有不同的看法。 事實上，已經有許多公司開始重視電子郵件所引發的種種問題，尤其是安全性、工作效率和對企業形象、潛在法律風險的控管等問題，但是爭議也因此而起。例如國內就曾經發生員工疑似因為轉寄公司內部電子郵件而被開除的案例，國外也常見公司與員工之間因為過濾電子郵件所引發的隱私權爭議。 儘管如此，雖然電子郵件可能引發許多潛在的問題和風險，但是電子郵件對簡化企業流程、提升溝通效率還是有不可忽視的價值，如果我們不想因噎廢食，就必須同時正視電子郵件所可能產生的利益和風險。 電子郵件的管理通常都不是技術問題，而是正確看待電子郵件的方式，而這正是本書主題的起點，由此開始，我們可以在技術層面之外，對電子郵件在企業生活中的意涵和影響，有更完整而實際的認識。 本書作者以清晰、切合重點的方式說明電子郵件在企業中所可能引發的各種問題，並且提供相當具有參考價值的自我評估方式和建議，不論對企業或工作者來說，應該都可以提供相當實用的幫助。即使是在個人生活層面，電子郵件所可能引發的潛在問題，在很多情況下對個人也有切身的意義。了解電子郵件在實際使用上所可能產生的問題，可以幫助一般使用者以更適當的方式使用電子郵件。 值得一提的是，企業和一般使用者即使注意到電子郵件所可能產生的問題，通常也是集中在安全性和工作效率的問題，因此通常將焦點集中在電子郵件的收發控管問題上；事實上，就像本書作者所說，如果重要資訊也經由電子郵件傳送，電子郵件的管理就和重要文件的管理一樣重要。一般人會將重要文件存檔管理， 但是和商業交易有關或具有重要法律意義的電子郵件卻經常被忽略，這種情形在實際案例中屢見不鮮，本書可以提醒企業和工作者，重要電子郵件的管理和預防電腦病毒一樣重要。（本文作者為執業律師，鑽研網路智慧財產權及電子商務，著有《網際網路法律入門－—電腦族的第一本法律書》一書，並在《ITHome電腦報》闢有專欄。） <b><font color="#aa0000">目錄</font></b> 1. 概論 2. 瞭解電子郵件 3. 電子郵子管理 4. 電子郵件與安全性 5. 電子郵件和法律 6. 發展企業電子郵件政策 7. 建立好的訊息 8. 概論 9. 瞭解電子郵件 10. 電子郵子管理 11. 電子郵件與安全性 12. 電子郵件和法律 13. 發展企業電子郵件政策 14. 建立好的訊息 <b><font color="#aa0000">作者簡介</font></b> 強納森‧韋廉(Jonathan Whelan) 英國威爾斯大學Aberystwyth分校畢，曾從事電腦系統設計、專案及品質管理等工作，同時也是英國電腦協會及品質確保組織的成員，專長為企業科技使用者的契機與議題。 譯者簡介 卜慶玲 淡江大學教資系畢，交通大學傳播科技研究所碩士。目前從事電信相關工作。
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